Sekretariat Daerah dan RSUD Ratu Aji Putri Botung Kabupaten Penajam Paser Utara berpartisipasi dalam pelatihan pengelolaan penyusutan kearsipan yang dilaksanakan oleh Smile Group pada tanggal 14 – 16 Mei 2024 di kantor SMILE GROUP, Kuantan Square Mlati R3 – R5 dan A2 Sendangadi Mlati Sleman. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas pegawai dalam mengelola arsip secara efisien dan efektif. Kearsipan merupakan elemen penting dalam administrasi publik karena memastikan bahwa dokumen dan data penting dapat disimpan, diakses, dan disusun kembali dengan mudah. Melalui pelatihan ini, kedua institusi berusaha untuk meningkatkan tata kelola arsip mereka guna mendukung operasional yang lebih baik dan transparan.

Pelatihan ini mencakup berbagai aspek penting dalam pengelolaan kearsipan, termasuk teknik penyusutan arsip, digitalisasi, dan manajemen siklus hidup arsip. Peserta pelatihan dari Setda Kab. PPU dan RSUD Ratu Aji Putri Botung diajarkan cara memilah dan mengelola arsip yang sudah tidak aktif namun masih memiliki nilai historis atau legal. Dengan demikian, diharapkan arsip-arsip ini dapat dipertahankan sesuai dengan peraturan yang berlaku tanpa menghambat ruang penyimpanan dan efisiensi operasional.

Manfaat dari pelatihan ini sangat signifikan bagi kedua lembaga. Bagi Setda Kab. PPU, pengelolaan arsip yang baik akan membantu dalam penyusunan kebijakan yang lebih akurat berdasarkan data historis yang lengkap dan terorganisir. Sementara itu, bagi RSUD Ratu Aji Putri Botung, pengelolaan arsip yang efisien sangat penting untuk manajemen rekam medis pasien, sehingga pelayanan kesehatan dapat berjalan lebih lancar dan responsif. Kedua institusi dapat memastikan bahwa arsip yang tidak lagi aktif dikelola dengan cara yang tepat, mengurangi risiko kehilangan informasi penting.

Selain itu, pelatihan ini juga berperan dalam meningkatkan kesadaran akan pentingnya kearsipan di kalangan pegawai kedua institusi. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pentingnya pengelolaan arsip, diharapkan pegawai akan lebih proaktif dalam menjaga dan mengelola arsip mereka. Kesadaran ini penting untuk memastikan keberlanjutan praktik pengelolaan arsip yang baik di masa depan. Pelatihan juga memberikan solusi praktis dalam mengatasi berbagai tantangan kearsipan yang sering dihadapi di lapangan.

Secara keseluruhan, partisipasi Setda Kab. PPU dan RSUD Ratu Aji Putri Botung dalam pelatihan pengelolaan penyusutan kearsipan merupakan langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan mereka. Dengan pengelolaan arsip yang lebih baik, kedua institusi dapat meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan responsivitas terhadap kebutuhan masyarakat. Pelatihan ini tidak hanya berkontribusi pada pengembangan kapasitas individu, tetapi juga memperkuat sistem administrasi secara keseluruhan, mendukung pencapaian tujuan pembangunan daerah yang lebih baik.