Seiring dengan perkembangan teknologi informasi khususnya dibidang pengelolaan data digital, pengarsipan secara elektronik juga menjadi salah satu bagian penting dalam manajemen data sebuah institusi. Arsip elektronik merupakan alih media dari dokumen fisik yang disimpan dalam database aplikasi dokumen elektronik. Dengan menggunakan aplikasi pengarsipan elektronik, pengelolaan dan pencarian data menjadi lebih mudah dan cepat. Dalam rangka penerapan aplikasi arsip elektronik, Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Pemuliaan Tanaman Hutan Yogyakarta mengirimkan beberapa pegawainya ke SMILE GROUP untuk mempelajari aplikasi E-Filing yang merupakan salah satu aplikasi pengarsipan elektronik.


Pelatihan pengelolaan Aplikasi e-Filing yang dilaksanakan pada tanggal 24 Juli sampai dengan 26 Juli 2019 diikuti dengan serius oleh semua peserta. Target yang diharapkan peserta adalah mampu menerapkan aplikasi e-Filing di institusi BBPPBPTH Jogja. Setelah mempelajari pengelolaan aplikasi, mulai dari instalasi aplikasi, pengaturan referensi unit dan bidang, pengguna, jenis arsip dan field arsipnya, pengaturan hak akses terhadap arsip hingga pembuatan dan pencetakan laporan kearsipan, akhirnya target tercapai dan peserta siap menerapkan aplikasi pengarsipan tersebut di institusinya.

Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen, maka pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file digital.