Yogyakarta – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk baik cetak, foto, video, suara maupun file elektronik yang dibuat oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Sistem pengelolaan menjadi hal yang sangat penting mengingat arsip tersebut bukti catatan peristiwa yang setiap saat dibutuhkan. Dokumen yang selalu bertambah setiap tahunya tentu akan menjadikan permasalahan tersendiri baik dalam pengelolaan, perawatan maupun pencarian ketika dibutuhkan.
Lahirnya Teknologi Informasi komputer tentu mendorong kita untuk memikirkan bermigrasi ke dokumen elektronik sehingga dalam pengelolaannya jauh lebih mudah. Namun semuanya tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Direktorat Pencatatan Sipil dibawah kementerian kehakiman Timor Leste berminat untuk mempelajari electronic document management system (EDMS), untuk itu pada bulan September ini mengirimkan 10 peserta untuk mengikuti pelatihan. Jadwal pelatihan dilaksanakan pada tanggal 26 – 30 sepetmber 2016 di kantor pusat Smile Group Jl. Sardjito 24 Yogyakarta.

Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima dan disimpan dalam bentuk digital atau elektromagnetik yang dapat dilihat,ditampilkan dan atau didengar melalui media computer yang tersimpan dalam database sistem sehingga proses pencarian apabila dibutuhkan bisa lebih cepat. Jadi dengan EDMS semuanya bisa lebih efisien dan efektif.
Materi pelatihan ini diawali dengan pemahaman tentang arsip, praktik membangun database sederhana dan praktik mengelola EDMS yang dibangun oleh smile group Yogyakarta. Peserta juga diajak kunjungan ke Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta yang bisa dijadikan salah satu referensi bagaimana pengelolanaan arsip.