Yogyakarta – Arsip mempunyai peran yang sangat penting bagi kelangsungan sebuah organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Arsip sendiri terdiri atas informasi yang berguna atau rekam jejak yang didokumentasikan baik dalam bentuk cetak, rekaman audio video atau dokumen elektronik lainya yang bisa digunakan sebagai alat pengambilan keputusan maupun alat bukti apabila terjadi masalah dan bahkan dapat dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban serta dapat dijadikan bukti transparansi birokrasi. Mengingat pentingnya arsip maka dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan yang benar, sehingga apabila dibutuhkan sebuah dokumen atau arsip tertentu bisa lebih mudah ditemukan. Pemanfaatan teknologi yang tepat tentu saja sangat membantu dalam manajemen/mengelola arsip, misalnya saja dengan pengalihan dokumen analog ke dokumen elektronik (E-DOC). Eletronic Document managemen system (E-DMS) yang dibangun dan dikembangkan Smile Group Yogyakarta akan menjadi solusi di era modern ini untuk SKPD dalam mengimplementasikan pola penatausahaan pengaturan dokumen secara elektronik yang efektif, efisien dan cepat. Untuk itu Dishubkominfo kabupaten Demak pada tanggal 02 – 04 September 2015 mengirimkan tiga SDM untuk pelatihan pemenfaatan E-DMS yang dibangun Smile Group Yogyakarta.

Pelatihan yang berlangsung tiga hari ini langsung pada bagaimana pemenfaatan sistem informasi E-DMS dan praktik filling system aplikasi tersebut. Aplikasi ini memiliki fasilitas untuk dapat menyimpan data-data arsip dalam bentuk elektronis, dengan kemudahan pencarian kembali data-data tersebut dengan mudah dan cepat berdasarkan nomor surat, perihal atau isi arsip tersebut, selain menyimpan data secara elektronis, aplikasi ini juga memiliki fasilitas untuk menyimpan informasi tentang keberadaan secara fisik dari arsip tersebut, arsip-arsip yang di simpan pada aplikasi adalah arsip fisik yang di pindai menjadi data elektronis kemudian di dokumentasikan melalui aplikasi SIM Kearsipan Elektronik yang tersimpan secara elektronis pada komputer server atau PC.

SIM Kearsipan Elektronis dibangun berbasis web, dengan kelebihan dapat di jalankan pada komputer single user, jaringan Local Area Network (Intranet) atau jaringan internet, sehingga pengguna aplikasi ini dapat menjalankan aplikasi ini tanpa harus menginstal program khusus pada PC atau Laptop, hanya dengan fasilitas terhubung ke jaringan lokal atau internet aplikasi sudah dapat digunakan.

Kami mengundang siapapun Anda baik yang tergabung dalam organisasi pemerintah maupun swasta yang sadar akan pentingnya manajemen arsip untuk mencoba dan menggunakannya.